Gắn kết nhân viên là chìa khóa cho sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp vì xét cho cùng, yếu tố con người mới là yếu tố quyết định làm nên thành công của sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng. Để có một chiến lược phát triển mức độ gắn kết nhân viên hiệu quả, điều cấp thiết mà các nhà lãnh đạo cần làm đầu tiên là xác định được mức độ gắn kết nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp như thế nào. Tuy nhiên, mức độ gắn kết nhân viên lại là một khái niệm trừu tượng, thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau vậy làm thế nào để đo lường mức độ gắn kết nhân viên hiệu quả, chính xác nhất?

 *Nếu bạn chưa rõ gắn kết nhân viên là gì và tại sao nó lại giúp doanh nghiệp cải thiện lợi nhuận bạn có thể tham khảo bài viết trước tại đây?

1. Cần lưu ý việc đo lường mức độ gắn kết nhân viên không thể cho kết quả hoàn toàn chính xác

Trước khi tìm hiểu các phương pháp thực hiện khảo sát mức độ gắn kết nhân viên, cần hiểu rằng, kết quả khảo sát sẽ không thể nào chính xác 100% vì nó là một khái niệm trừu tượng và không có một định nghĩa cố định. Một vài doanh nghiệp đánh đồng mức độ gắn kết nhân viên với mức độ hạnh phúc, hài lòng của nhân viên, trong khi một số khác lại xem đó là mức độ cam kết thực hiện mục tiêu của nhân viên.

Thế nhưng mức độ gắn kết không chỉ đơn giản là hạnh phúc, hài lòng hay cơ hội thăng tiến trong tương lai. Nhân viên có thể hạnh phúc với công việc của mình nhưng lại không nhận được sự công nhận hay khích lệ từ quản lý. Nhân viên có thể nhận được hàng nghìn lời khích lệ nhưng không có cơ hội phát triển trong tương lai hay mức lương không tương xứng. Nhân viên có thể có cơ hội để phát triển nhưng lại đánh mất cuộc sống riêng. Tất cả những trường hợp trên đều có thể biến nhân viên trở thành không gắn kết.

Bởi vì gắn kết là loại cảm xúc phức tạp nên rất khó để đưa ra một định nghĩa rõ ràng cho mọi trường hợp. Để giúp nhân viên gắn kết, ít nhất 10 khía cạnh dưới đây cần được quan tâm phát triển:

1.     Phản hồi

2.     Ghi nhận

3.     Hạnh phúc

4.     Mối quan hệ với đồng nghiệp

5.     Mối quan hệ với quản lý

6.     Phát triển cá nhân

7.     Sự liên kết (với các giá trị cốt lõi của tổ chức)

8.     Hài lòng

9.     Sức khỏe

10.  Là đại sứ thương hiệu cho tổ chức của mình

Wiliam Kahn, Giáo sư tại Đại học Boston đã định nghĩa “gắn kết nhân viên” là “ việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức theo đúng vai trò của họ, khi cảm thấy gắn kết, con người sẽ làm việc và thể hiện điều đó về cả thể chất, tinh thần và cả cảm xúc thông qua kết quả công việc của mình.” Hay nói cách khác, sự cam kết về mặt cảm xúc với tổ chức là điều khiến nhân viên gắn kết.

 Sự cam kết về mặt cảm xúc với tổ chức là điều khiến nhân viên gắn kết 2. Các phương pháp đo lường mức độ gắn kết nhân viên

Để đo lường được mức độ gắn kết nhân viên bạn có thể sử dụng dịch vụ của các công ty nghiên cứu và tư vấn chiến lược nhân sự hoặc tự thực hiện. Sử dụng dịch vụ gắn kết nhân viên từ các công ty cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp giảm thiểu thời gian chuẩn bị logistic, phần mềm tổ chức và phân tích khảo sát cũng như các chuyên gia phân tích sẽ tìm được nhiều thông tin hơn từ số liệu thu thập được, tuy nhiên việc này khá tốn chi phí chính vì vậy các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này mỗi 1-2 năm một lần. Tự thực hiện các khảo sát đo lường mức độ gắn kết nhân viên, dường như lại là một giải pháp tiết kiệm chi phí và hơn thế, bạn có thể sở hữu toàn bộ dữ liệu thu thập được. Thế nhưng, việc này lại tiêu tốn khá nhiều công sức và thời gian để thực hiện, một trở ngại khác là việc thiếu sót các kinh nghiệm liên quan của các nhân viên thực hiện có thể khiến kết quả khảo sát sai lệch khá lớn.

Kết hợp giữa thuê dịch vụ chuyên nghiệp và tự thực hiện các khảo sát ngắn thường xuyên là một giải pháp mà nhiều doanh nghiệp bắt đầu theo dõi và phân tích mức độ gắn kết nhân viên lựa chọn sử dụng.

Hiện nay, nhờ các công cụ khảo sát online, bạn có thể tiến hành khảo sát mức độ gắn kết nhân viên nhanh chóng, trên số lượng lớn ngay trên thiết bị di động.

Khảo sát nhanh (Pulse Survey)

Các khảo sát nhanh, số lượng câu hỏi ít, nội dung ngắn và thực hiện thường xuyên là cách tuyệt vời để theo dõi “sức khỏe” mức độ gắn kết nhân viên trong tổ chức. Các bài khảo sát nhanh không nên quá phức tạp, nên giới hạn từ 5-10 câu hỏi và nội dung chỉ cần hướng đến nhân viên của bạn cảm thấy như thế nào khi làm việc hoặc có điều gì họ muốn thay đổi không.

Phỏng vấn cá nhân

Một cách khác để đo lường mức độ gắn kết là thông qua phỏng vấn cá nhân với nhân viên của bạn. Cách này khá hiệu quả với các nhóm làm việc hoặc tổ chức có quy mô nhỏ từ 10-20 người. Thông qua các cuộc trò chuyện không chính thức với từng nhân viên, bạn có thể hiểu rõ và cực kỳ chi tiết các nhân viên của mình đang đối mặt với vấn đề gì. Tuy nhiên, làm thế nào để xóa bỏ khoảng cách giữa sếp với nhân viên cũng như giúp họ cảm thấy an toàn để mở lòng là một thách thức khá lớn cho người thực hiện.

Phỏng vấn thôi việc/ giữ chân nhân viên

Phỏng vấn thôi việc (Exit interview) là một trong những cách tốt nhất để thu thập phản hồi chân thật nhất của nhân viên về môi trường làm việc, chính sách nhân sự của doanh nghiệp trước khi họ chính thức thôi việc tại công ty.

Phỏng vấn thôi việc thường được sử dụng như một trong những cách tối ưu để thu thập những phản hồi chân thật của nhân viên về tổ chức trước khi họ chính thức thôi việc. Mặc dù bộ phận nhân sự thường thực hiện phỏng vấn thôi việc để tìm hiểu về lý do thực sự khiến nhân viên ra đi tuy nhiên thông qua nội dung trả lời bạn cũng có thể nhận biết được các vấn đề tồn tại trong tổ chức. Vấn đề duy nhất với phỏng vấn thôi việc là khi nó diễn ra đồng nghĩa với việc nhân viên đã quyết định rời bỏ tổ chức của bạn và có thể đã quá muộn để ngăn chặn tinh thần “không gắn kết” lây lan trong tổ chức. Lý tưởng nhất, bên cạnh các buổi phỏng vấn thôi việc khi nhân viên quyết định ra đi bạn có thể thực hiện các buổi phỏng vấn giữ chân nhân viên (Stay interview) thường xuyên trong tổ chức.

Mục tiêu của các buổi phỏng vấn thôi việc là để tìm ra những điều có thể cải thiện để nâng cao mức độ gắn kết nhân viên, trong khi đó phỏng vấn giữ chân nhân viên lại nhằm tìm ra những điểm mà bạn đang làm tốt để duy trì. Một vài câu hỏi mẫu có thể sử dụng trong cả hai hình thức phỏng vấn:

·        Tình trạng mối quan hệ giữa bạn và quản lý như thế nào?

·        Điều gì bạn không thích nhất về công việc của mình?

·        Điều gì khiến bạn có một ngày làm việc tuyệt vời?

·        Nếu được quyền thay đổi một điều trong công việc bạn sẽ làm gì?

·        Tại sao bạn muốn tiếp tục gắn bó với tổ chức?

·        Tại sao bạn muốn nghỉ việc?

Chỉ số nhân viên thiện cảm (eNPS)

Sử dụng Chỉ số nhân viên thiện cảm (eNPS – employee Net Promoter score) là một trong những cách thường được sử dụng và đơn giản nhất để đo lường mức độ gắn kết. Chỉ với một câu hỏi đơn giản bạn có thể đánh giá tổng quát mức độ gắn kết nhân viên trong tổ chức.

Bạn có sẵn lòng đề cử công ty của mình là nơi tốt nhất để làm việc hay giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty cho người khác không?

Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, khái niệm gắn kết nhân viên là một khái niệm phức tạp, chính vì vậy Chỉ số nhân viên có thể thể hiện xu hướng chung về mức độ gắn kết nhưng tính chính xác lại không cao. Đặc biệt là việc trả lời dưới hình thức ẩn danh hay định danh cũng gây ảnh hưởng lớn đến kết quả khảo sát.

3. Các sai lầm thường gặp khi đo lường mức độ gắn kết nhân viên

 Sai lầm 1: Sử dụng bảng câu hỏi khảo sát chưa được kiểm chứng

Thử thách lớn nhất mà bạn phải đối mặt khi thực hiện các khảo sát đánh giá mức độ gắn kết nhân viên là nếu bạn làm sai một câu hỏi sẽ đồng nghĩa với việc cả cuộc khảo sát trở nên vô nghĩa. Chính vì tầm quan trọng của bảng câu hỏi mà bạn không nên tự thiết kế bảng câu hỏi mà không có sự cố vấn của các chuyên gia. Khi thiết kế bảng câu hỏi mà không có chuyên gia cố vấn bạn có thể tạo ra một cuộc khảo sát không đo lường những yếu tố bạn cần. Kết quả là, kết quả khảo sát không thể dùng để phân tích hay tính toán ROI từ mức độ gắn kết nhân viên.

Cách tốt nhất là hãy sử dụng những mẫu câu hỏi khảo sát đã được kiểm chứng hoặc mời chuyên gia tư vấn trước khi thực hiện để đảm bảo kết quả nhận được sẽ giúp bạn đưa ra các thay đổi thực sự mang lại lợi ích cho tổ chức.

Sai lầm 2: Sử dụng điểm trung bình tất cả câu hỏi để đánh giá mức độ gắn kết nhân viên

Một phản ứng thường thấy khi xem xét kết quả khảo sát viên là sử dụng điểm trung bình của tất cả các câu hỏi làm kết quả mức độ gắn kết nhân. Chẳng hạn, nếu tổng điểm trong điểm trung bình tất cả các câu hỏi là 82% không có nghĩa là có 82% nhân viên hoàn toàn gắn kết. Khảo sát gắn kết thường bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau như phúc lợi, mức độ an toàn, về lãnh đạo và chế độ đào tạo. Ngoài ra, các khảo sát còn kết hợp các câu hỏi mang tính dự đoán và các câu hỏi dựa trên dữ liệu hiện tại do đó sử dụng điểm trung bình của tất cả các câu hỏi sẽ tạo ra kết quả sai lệch.

Sai lầm 3: Chỉ dùng khảo sát một câu hỏi

Một vài tổ chức chỉ sử dụng khảo sát một câu hỏi để đo lường mức độ gắn kết nhân viên, ví dụ điển hình là phương pháp Chỉ số nhân viên thiện cảm (eNPS) được trình bày ở trên. Phương pháp này đơn giản, dễ dàng thực hiện tuy nhiên hãy nghĩ đến cách mà nhân viên của bạn sẽ trả lời câu hỏi này. Hầu hết mọi người sẽ chọn mức điểm cao nhất, đặc biệt là khi bảng trả lời kèm theo danh tính cụ thể để tránh phiền phức. Nếu thực hiện ẩn danh, kết quả này có thể chính xác hơn nhưng bạn rất khó để tìm ra được nguyên nhân thực sự khiến nhân viên của mình không gắn kết.

Sai lầm 4: Không hành động sau khi khảo sát

Sau khi khảo sát, điều bạn cần làm ngay là công bố những thông tin quan trọng từ kết quả khảo sát và bắt tay lên kế hoạch hành động để thay đổi. Khi bạn triển khai khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên, bạn không chỉ đang tìm hiểu tình trạng hiện tại của mức độ gắn kết mà còn gửi đến nhân viên của mình thông điệp rằng bạn đang quan tâm và mong muốn gắn kết với họ. Chính vì vậy, thực hiện khảo sát và bỏ quên khảo sát sau đó sẽ khiến nhân viên của bạn nghĩ rằng ý kiến của họ không có giá trị, các lần khảo sát sau tính chính xác từ câu trả lời của nhân viên sẽ càng giảm.

Đánh giá và cải thiện mức độ gắn kết nhân là một hành trình lâu dài để đạt được ảnh hưởng tích cực đối với doanh nghiệp. Kết quả khảo sát ban đầu có thể khiến bạn thất vọng nhưng đừng quên rằng khi bắt đầu bạn luôn có cơ hội để cải thiện chỉ số gắn kết nhân viên.