Để đối phó với những điều không chắc chắn do Covid-19 gây ra, nhiều công ty và trường đại học đã yêu cầu nhân viên của họ làm việc từ xa. Mặc dù gần một phần tư lực lượng lao động Hoa Kỳ đã làm việc tại nhà một phần thời gian, các chính sách mới khiến nhiều nhân viên – và người quản lý – lần đầu tiên làm việc khỏi văn phòng và tách biệt với nhau.

Mặc dù luôn ưu tiên thiết lập các chính sách rõ ràng và đào tạo làm việc từ xa trước đó, trong thời điểm khủng hoảng hoặc các tình huống thay đổi nhanh chóng, mức độ chuẩn bị như lần này có thể không khả thi. May mắn thay, có những bước cụ thể, dựa trên nghiên cứu mà các nhà quản lý có thể thực hiện mà không cần nỗ lực lớn để cải thiện sự tham gia và năng suất của nhân viên từ xa, ngay cả khi có ít thời gian để chuẩn bị.

Những thách thức chung của làm việc từ xa

Để bắt đầu, các nhà quản lý cần hiểu các yếu tố yêu cầu đặc biệt khi làm việc từ xa. Mặt khác, những nhân viên có hiệu suất cao có thể phải trải qua việc suy giảm hiệu suất công việc và sự gắn kết khi họ bắt đầu làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có sự chuẩn bị và đào tạo. Những thách thức cố hữu trong công việc từ xa bao gồm:

Thiếu sự giám sát trực diện

Cả người quản lý và nhân viên của họ thường có mối lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực diện. Các quản lý lo lắng rằng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ hoặc hiệu quả (mặc dù nghiên cứu chỉ ra điều ngược lại, ít nhất là đối với một số loại công việc). Mặt khác, nhiều nhân viên cảm thấy khó khăn với việc giảm sự hỗ trợ và giao tiếp với cấp quản lý. Trong một số trường hợp, nhân viên cảm thấy rằng các nhà quản lý từ xa khó nắm bắt được các nhu cầu của họ, và do đó không thể hỗ trợ họ hoàn thành công việc.

Thiếu quyền truy cập thông tin

Những người mới bắt đầu làm việc từ xa thường ngạc nhiên bởi cần thêm thời gian và nỗ lực để nắm thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc nhận được câu trả lời cho những câu hỏi có vẻ đơn giản cũng có thể là một trở ngại lớn đối với nhân viên khi làm việc tại nhà.

Hiện tượng này vượt ra ngoài công việc liên quan đến nhiệm vụ mà là đến từ những thách thức trong việc giao tiếp có thể xuất hiện giữa các đồng nghiệp làm việc từ xa. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng việc thiếu “kiến ​​thức của nhau”  giữa những nhân viên làm việc từ xa sẽ dẫn đến sự nghi ngờ trong các tình huống khó khăn. Ví dụ, nếu bạn biết rằng đồng nghiệp của bạn đã trải qua một ngày khó khăn, bạn sẽ xem một email “cộc cằn” từ họ như một sản phẩm tự nhiên của sự căng thẳng. Tuy nhiên, nếu bạn nhận được email này từ một đồng nghiệp ở xa, không hiểu gì về hoàn cảnh hiện tại của họ, bạn có nhiều khả năng cảm thấy bị tấn công hoặc ít nhất là suy nghĩ về sự thiếu chuyên nghiệp của đồng nghiệp.

Cách ly xã hội

Cô đơn là một trong những phàn nàn phổ biến nhất về công việc từ xa, đối với những nhân viên luôn cảm thấy thiếu sự tương tác xã hội trong môi trường văn phòng. Người ta cho rằng những người hướng ngoại lại càng cảm giác bị cô lập nhiều hơn trong thời gian ngắn, đặc biệt nếu họ không có cơ hội kết nối với những người khác trong môi trường làm việc từ xa. Tuy nhiên, trong một khoảng thời gian dài hơn, sự cô lập có thể khiến bất kỳ nhân viên nào cảm thấy ít thuộc về tổ chức của họ và thậm chí có thể dẫn đến việc gia tăng ý định rời khỏi công ty.

Sự mất tập trung khi ở nhà

Chúng ta thường thấy những bức ảnh đại diện cho công việc từ xa miêu tả cảnh ba mẹ bế con và gõ máy tính, thường ngồi trên ghế sofa hoặc sàn phòng khách. Trong thực tế, đây là một hình đại diện rất tệ của công việc từ xa hiệu quả. Thông thường, chúng tôi khuyến khích Doanh nghiệp nên đảm bảo rằng nhân viên từ xa của họ có cả không gian làm việc chuyên dụng và sự chăm sóc trẻ em đầy đủ trước khi cho phép họ làm việc từ xa. Tuy nhiên, trong trường hợp phải chuyển đổi đột ngột sang hình thức làm việc từ xa, có nhiều khả năng nhân viên sẽ phải đối mặt với không gian làm việc dưới mức tối ưu và (trong trường hợp đóng cửa trường học và nhà trẻ) trách nhiệm nuôi dạy con bất ngờ. Ngay cả trong hoàn cảnh bình thường, nhu cầu từ gia đình và công việc gia đình có thể ảnh hưởng đến công việc từ xa; các nhà quản lý nên lường trước những phiền nhiễu này sẽ lớn hơn trong quá trình làm việc ngoài dự kiến ​​ở nhà.

Làm thế nào các nhà quản lý có thể hỗ trợ nhân viên từ xa

Làm việc từ xa có thể đầy thách thức, tuy nhiên cấp quản lý cũng có thực hiện những điều tương đối nhanh chóng và không lãng phí để làm nhẹ sự chuyển đổi. Các hành động bạn có thể thực hiện hôm nay bao gồm:

Thiết lập cơ chế kiểm tra hàng ngày

Nhiều nhà quản lý từ xa thành công nhờ thiết lập cuộc gọi hàng ngày với nhân viên từ xa của họ. Điều này có thể là thiết lập các cuộc gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau, hoặc cuộc gọi nhóm nếu công việc có tính hợp tác cao. Điều quan trọng là các cuộc gọi này được thực hiện thường xuyên và có sắp xếp trước, và cần một diễn đàn để trao đổi trong đó nhân viên biết rằng họ có thể tham khảo ý kiến ​​của quản lý, những mối quan tâm và câu hỏi của họ sẽ được lắng nghe.

Cung cấp một số công cụ truyền thông khác nhau

Email là không đủ. Những người làm việc từ xa được hưởng lợi từ việc sử dụng nhiều công nghệ, như hội nghị truyền hình, mang đến cho người tham gia hội nghị nhiều tín hiệu trực quan như khi họ gặp mặt. Hội nghị truyền hình có nhiều lợi thế, đặc biệt dành cho các cuộc họp nhóm nhỏ, tín hiệu trực quan cho phép đồng nghiệp có “kiến ​​thức của nhau” và cũng giúp giảm cảm giác bị cô lập. Video cũng đặc biệt hữu ích cho các cuộc hội thoại phức tạp hoặc nhạy cảm, vì nó mang lại cảm giác cá nhân hơn so với giao tiếp bằng văn bản hoặc chỉ bằng âm thanh.

Có những trường hợp khác thì việc giao tiếp nhanh chóng quan trọng hơn chi tiết trực quan. Đối với những tình huống này, hãy cung cấp công cụ nhắn tin cá nhân hỗ trợ trên thiết bị di động (như Slack, Zoom, Microsoft Team, v.v.) có thể được sử dụng cho các cuộc hội thoại đơn giản, ít chính thức hơn, cũng như cần gấp hơn.

Nếu Doanh nghiệp không có sẵn các công cụ công nghệ, có những cách tiết kiệm để có được các phiên bản đơn giản của các công cụ này cho nhóm. Tham khảo ý kiến Bộ IT của Doanh nghiệp để đảm bảo có mức độ bảo mật dữ liệu phù hợp trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số này.

Sau đó thiết lập quy tắc sử dụng

Công việc từ xa trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn khi các nhà quản lý biết cách đặt ra kết quả mong đợi về tần suất, phương tiện và thời gian giao tiếp phù hợp cho nhóm của mình. Ví dụ, “chúng ta sẽ sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp hàng ngày, nhưng chúng ta cần sử dụng IM khi có việc khẩn cấp. Ngoài ra, nếu có thể, cấp quản lý hãy cho nhân viên biết cách tốt nhất và thời gian thuận tiện nhất để liên lạc với mình trong ngày làm việc (ví dụ, “Tôi có xu hướng có thời gian nhiều hơn vào cuối ngày để trao đổi điện thoại hoặc video, nhưng nếu có trường hợp khẩn cấp sớm hơn trong ngày, hãy nhắn tin ngay cho tôi”). Cuối cùng, hãy chú ý liên lạc giữa các thành viên trong nhóm (ở mức độ phù hợp), để đảm bảo rằng họ đang chia sẻ thông tin cần thiết.

Các nhà quản lý được khuyên nên thiết lập “các quy tắc gắn kết” với nhân viên càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong cuộc họp trực tuyến đầu tiên. Trong khi có một số lựa chọn để đặt ra những kỳ vọng cụ thể, thì điều quan trọng nhất là tất cả nhân viên đều có chung một kỳ vọng trong việc giao tiếp.

Tạo cơ hội cho giao tiếp xã hội từ xa

Một trong những bước cần thiết nhất mà quản lý cần thực hiện là cách để nhân viên có tương tác xã hội (nghĩa là có các cuộc trò chuyện thông thường về các chủ đề không về công việc) khi làm việc từ xa. Điều này cần thiết với tất cả nhân viên làm việc từ xa, nhưng đặc biệt là đối với những nhân viên đột ngột phải làm việc từ xa.

Cách dễ nhất để tạo tương tác xã hội cơ bản là khi bắt đầu các cuộc gọi nhóm thì dành một chút thời gian đầu tiên để trao đổi các vấn đề không phải là công việc (ví dụ, “Chúng ta sẽ dành vài phút đầu tiên để hỏi thăm nhau. Cuối tuần rồi có đi đâu không?”) Một số tùy chọn khác bao gồm các bữa tiệc pizza online (khi đó pizza đã được giao cho tất cả các thành viên tham dự vài thời điểm hội nghị truyền hình) hoặc các bữa tiệc văn phòng ảo (trong đó các gói tiệc có thể được gửi trước và cùng nhau thưởng thức đồng thời). Mặc dù các loại sự kiện này nghe có vẻ giả tạo hoặc bị ép buộc, nhưng các nhà quản lý có kinh nghiệm trong làm việc từ xa (và bản thân nhân viên) báo cáo rằng các sự kiện ảo giúp giảm cảm giác bị cô lập, thúc đẩy cảm giác thuộc về.

Có sự khuyến khích và hỗ trợ cảm xúc

Đặc biệt trong bối cảnh phải chuyển đổi đột ngột sang làm việc từ xa, điều quan trọng là các nhà quản lý phải thừa nhận sự căng thẳng, lắng nghe những lo lắng và khó khăn của nhân viên, và đồng cảm với khó khăn của họ. Nếu một nhân viên mới làm việc xa, họ rõ ràng đang vật lộn nhưng không trao đổi được căng thẳng hoặc lo lắng đó, hãy hỏi họ. Thậm chí chỉ là một câu hỏi chung chung như “Làm việc từ xa sao rồi em?” có thể gợi ra thông tin quan trọng mà quản lý có thể không nghe thấy. Khi quản lý đặt câu hỏi, hãy chắc chắn lắng nghe cẩn thận câu trả lời, và nói ngắn gọn lại cho nhân viên, để đảm bảo rằng quản lý đang hiểu đúng. Hãy để những căng thẳng hoặc lo lắng đó của nhân viên (chứ không phải của quản lý) là trọng tâm của cuộc trò chuyện này.

Nghiên cứu về trí tuệ cảm xúc và sự lây nhiễm cảm xúc cho chúng ta biết rằng nhân viên thường nhìn vào người quản lý để biết cách phản ứng với những thay đổi đột ngột hoặc tình huống khủng hoảng. Nếu một người quản lý giao tiếp với sự căng thẳng và bất lực, thì điều này sẽ gây ra “hiệu ứng nhỏ giọt xuống” các nhân viên theo Daniel Goleman. Các nhà lãnh đạo hiệu quả có cách tiếp cận hai hướng, vừa thừa nhận sự căng thẳng và lo lắng mà nhân viên có thể cảm thấy trong hoàn cảnh khó khăn, nhưng cũng vừa khẳng định sự tự tin đối với nhóm của họ, sử dụng các cụm từ như là “chúng ta đã làm được”, hay là “có khó khăn, nhưng tôi biết chúng ta có thể vượt qua”, hoặc, “hãy tìm cách vận dụng thế mạnh của chúng ta trong thời điểm này”. Với sự hỗ trợ này, nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận thử thách hướng tới mục tiêu và tập trung.

Nguồn: https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers

Liên hệ để dùng thử miễn phí!
📞Hotline: 028 6650 0602 - 028 6650 0612
✉️ Email: hello@bravohr.vn
📍 Địa chỉ: 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, TP.HCM
📍 www.bravohr.vn (Tiếng Việt)
🖥 www.bravohr.vn/en (English)